Solutions de résultat : créez une expérience contractuelle gagnant-gagnant

Une chaîne d'approvisionnement saine peut aider à stabiliser une entreprise, même dans les économies les plus difficiles. Pour de nombreuses entreprises, 2020 a porté un coup dévastateur à leur résultat net en insérant un niveau d'incertitude dans les opérations quotidiennes que peu avaient jamais connu. De nombreuses entreprises ont été confrontées à de nouveaux défis en matière de personnel et de production, ainsi qu'à des exigences de travail à distance et à des protocoles de sécurité supplémentaires. Certaines entreprises ont rencontré une demande sans précédent tandis que d'autres ont vu la demande s'effondrer et ont été submergées par un arriéré de stocks.

Whether your business is booming, vulnerable, or you're hanging on by a thread, making good decisions about your bottom line can accelerate growth and inject certainty back into your operations.

"Manufacturers are always looking for ways to increase their bottom line by finding and eliminating deficiencies in the supply chain. And this has never been more true or relevant than in the past year," says Jim Japczyk, Chief Financial Officer for Optimas.

There's no quick fix to re-strengthening the supply chain. It will take time and not every company will come out better, but for those that do, it can start by reaffirming the trust of your suppliers and your customers.

• Vos contrats sont-ils aussi sains qu'ils pourraient l'être ?
• Invoquent-ils un sentiment de confiance dans vos partenariats nouveaux et existants ?
• Can you sign on the dotted line knowing it's a win-win opportunity?

"Contracts provide an extra boost of certainty in business — an enterprise where you really want certainty," Japczyk advises. "The less you have to worry, the better. And if you can extend that certainty, that trust, beyond your business and into the supply chain, that benefits everybody. You never want to be the reason a customer's production line goes down and a healthy, well-intentioned contract can go a long way in ensuring everything runs smoothly."

What's the difference between a contract you could regret on Day 1 and a contract that allows for all parties to be well-represented?

Rebecca "Riv" Goldman is Senior Vice President and General Counsel for Optimas and responsible for streamlining our contracting process while reducing risk. As she suggests, "in a lot of ways, contracts are just contracts. They are legally enforceable pieces of paper. What elevates a partnership is often what you and your future partners do in the lead-up to signing the contract and how you communicate once the contract has been signed."

The team here at Optimas has accumulated decades of experience in all types of business partnerships along the parts supply chain and we are confident that our experience can assist your business in crafting a contract all parties are comfortable with. While there aren't many "secrets" behind contracts, the best ones work to include fairness and understanding to all parties.

Here's how your next contract — and all the ones that follow — can become your meilleur Contrat.

Entrez dans les négociations contractuelles les yeux grands ouverts

Toutes les entreprises n'entameront pas les négociations contractuelles au même endroit. Dans le sillage de la pandémie, trois nouveaux maux de tête de la chaîne d'approvisionnement sont apparus et affecteront probablement la production future et les relations en amont et en aval de votre chaîne d'approvisionnement pour les années à venir.

1. L'entreprise orpheline : These businesses were left high and dry as suppliers went under. Depending on the company's size, one broken link in the chain can shut down an entire production line. This can have catastrophic consequences in the short-term and potentially no long-term future to speak of.
2. L'entreprise vulnérable : Now your business is the one scrambling. Instead of being left out in the cold by someone else, internal issues are causing you to hinder production for your customers. Whether it is processes, systems, efficiencies, talent, or financial, you're no longer standing on solid ground and your partners are feeling it too.
3. L'entreprise forte : Some businesses are doing as well or better during the pandemic than they were pre-2020. For them, it's about pulling ahead of a struggling competitor, uncovering new opportunities, and solidifying a reputation as a partenaire fiable de la chaîne d'approvisionnement. Le mal de tête ici devient de ne pas en faire assez et de savoir que vous laissez passer une chance de croissance entre vos doigts.

"Each of these headaches present a unique risk — but they also present opportunities for stronger, healthier contracts if you can identify the situation you and your partners are in," explains Japczyk. "By understanding where each business is, you can craft a contract that helps everyone. That means communicating now and in the future is top priority."

Mettez les bonnes personnes en place

Chez Optimas, nous défendons l'importance des personnes en tant que colonne vertébrale de tout effort commercial et cela inclut le processus de développement des contrats.

"Don't think of the creation of a contract as a one-person job — due to its scope, it shouldn't be, and due to its importance, you don't want it to be," says Goldman. "Contracts are like any other process in a business where you are going to want multiple eyes on it."

Les personnes que vous impliquerez dépendront de la taille de votre entreprise et des subtilités du contrat. Pour la plupart des entreprises de taille moyenne, cela comprend l'équipe de direction, l'équipe juridique et l'équipe financière. Il peut également intégrer les ventes et les achats, les opérations ou l'ingénierie. Si vous avez des gestionnaires de chaîne d'approvisionnement spécifiques ou d'autres membres clés du personnel, ils peuvent également être impliqués.

Comprendre les actifs incorporels d'un contrat gagnant-gagnant

Des contrats sains indiquent des entreprises saines et les contrats les plus sains sont ceux qui donnent la priorité aux besoins de toutes les parties.

"Much like any marriage, a contract between two businesses should allow this new partnership to be stronger than the sum of its parts," offers Japczyk. "Contracts can help determine costs, price points, technologies, customer service, lead times, and capabilities. They can also help you respond to future unforeseen challenges that arise and, in the event the partnership does have to end, can help eliminate any hard feelings during the separation."

Voici quelques-unes des caractéristiques intangibles des contrats sains :

• Équité pour toutes les parties : You don't need to insert some type of "gotcha" clause to have a winning contract. What you sign today will create a partnership you may rely on for years or more. Ensuring fairness for all parties eliminates a lot of potential bad feelings that haunt a partnership later.
• Anticipation du changement : Les circonstances changent et ce qui a fait qu'un contrat était bon lorsque vous l'avez signé peut ne plus exister quelques années plus tard ou après un changement de direction. Si la relation doit prendre fin ou si elle doit simplement être réparée, des protections sont intégrées pour que tout le monde puisse sortir de l'autre côté d'une négociation avec élégance.
• Limites intégrées : Pensez à ces choses qui se produiront à coup sûr, mais qui échappent au contrôle de l'une ou l'autre des parties, comme le prix des matières premières. Convenez d'un indice crédible. Laissez ensuite les prix des pièces fluctuer en fonction des variations de l'indice.
• Flexibilité et voie de communication: Just because you've signed a contract, doesn't mean you need to be locked into that specific agreement. So much of business is about adapting to change and your contracts should similarly reflect that. Write your contracts with the understanding that something down the road could impact it and provide a process for amending the agreement if necessary.
• Clarté: You shouldn't have to have an MBA and 20 years of legal experience to decipher a contract. While contracts are legally enforceable, they should be written so that anyone from the C-suite and your legal team to other participants can clearly understand the agreement being made.
• Pénalités comprises et ramifications : Les deux parties ont intérêt à savoir ce qui peut arriver - et ce que l'une ou l'autre des parties peut faire - au cas où quelqu'un s'écarterait de l'accord. Cela peut aller d'une amende à une séparation complète ou nécessiter un certain niveau de renégociation.

"Optimas has been focusing on these areas for all of our contract development efforts," explains Goldman. "By building these intangibles into every contract, we — Optimas and all of our contract partners — start off in a better place and we usually stay in a better place. It's not about winning the negotiation, it's about creating a circumstance where all sides win and all sides can enjoy open communication and greater business success."

Évitez les drapeaux rouges évidents

La plupart des chefs d'entreprise ayant quelques années à leur actif peuvent se souvenir d'une mauvaise expérience contractuelle. Cela peut laisser un goût brut dans votre bouche, de la méfiance dans votre esprit et même une réticence à poursuivre de futurs partenariats qui pourraient profiter à votre entreprise.

"Nobody wants to feel like they are being taken advantage of, feeling forced into some agreement, or regretting a decision down the road," says Japczyk. "Sometimes bad contracts are because of things you can't control, but a lot of times, I've found, it's because one party ignored some obvious red flags from the start."

Voici quelques drapeaux rouges courants - envisagez de courir vers les collines, ou au moins de communiquer vos préoccupations, si vous les trouvez dans votre prochaine ébauche de contrat :

1. Mauvaise documentation : Ne pas documenter entièrement l'accord entre le fournisseur et le client peut être le précurseur de futurs mauvais sentiments. Il est essentiel que chaque partie comprenne ce qu'elle doit à l'autre et ce qu'attendent toutes les parties concernées.
2. Un labyrinthe d'agréments : Les contrats qui incluent de nombreuses approbations pour ce qui devrait être des étapes régulières peuvent souligner un accord trop complexe et exaspérant. Les approbations prennent du temps et, plutôt que d'ajouter de la valeur, elles peuvent bloquer les travaux et bloquer des partenariats autrement lucratifs.
3. Being asked to sign "unfinished" agreements: Contracts are legally enforceable and bad ones can ruin a company's bottom line. Avoid any agreement that opens the door for future things to be added to a contract that already has your name on the dotted line.

Dernières pensées

Quelle que soit la partie du contrat sur laquelle vous travaillez, une bonne négociation ne se conclut que lorsque toutes les parties sont satisfaites.

"Healthy contracts ensure both parties are treated fairly," advises Japczyk. "It may sound cliché, but the best thing you can do is go into a contract negotiation with the original Golden Rule in mind. Do unto others as you want done unto you. When you construct a contract, aim to deliver one you'd still be happy to sign if you were in the other person's shoes."

Everyone wants to win when they sign a contract, but that doesn't mean any side has to lose. Win-win contracts are the foundation for great supply chain partnerships and a benefit to your bottom line.

Lorsque vous travaillez aux côtés d'Optimas, vous travaillez avec une équipe qui croit en succès pour tous à travers équité pour tous — with many of our most successful supplier and customer relationships dating back an average of 20 years. Is today the beginning of your company's next great business partnership? Commencer une conversation avec notre équipe et essayez-nous!